Een klant dient een ticket in voor een retour? XyloDocs maakt meteen een shipmentbon aan. Een technieker stuurt een toestel terug? De retourbon rolt vanzelf uit Freshdesk. Beide komen automatisch in een klantportaal te hangen — nooit meer verloren tussen mailthreads.
Waarvoor gebruikt u XyloDocs?
Elke retour beweegt twee kanten op. Voor elk daarvan rolt automatisch de juiste bon uit Freshdesk.
Klant dient een retour-ticket in via Freshdesk? XyloDocs genereert automatisch een shipmentbon op naam van de klant — met afzendgegevens, RMA-nummer en barcode — en hangt hem aan het ticket. De klant ontvangt hem in zijn mail en in het portaal.
Technieker stuurt een hersteld of vervangen toestel terug naar de klant? Vanuit het ticket genereert hij in één klik een retourbon met verzendgegevens, serienummer en interventie-rapport. Geen handgeschreven bonnen meer.
De klant logt in op uw Freshdesk-portaal en ziet de status van zijn retour (verzonden, ontvangen, in herstel, terugverzonden). De bijhorende PDF's hangen permanent aan het ticket — nooit meer kwijt, ook niet na maanden.
Elke bon krijgt een uniek RMA-nummer, tijdstempel en koppeling aan het bron-ticket. Perfect voor verzekeringsclaims, garantie-discussies of ISO-audits — alles is terugvindbaar via één zoekopdracht.
Pixel-perfecte huisstijl
U levert uw logo, kleurpalet, lettertype en marges aan. Wij bouwen een PDF-template dat op de pixel klopt — geen Word-render, geen wonky alignment, geen mismatched fonts.
Hoe het werkt
Wij doen het opzetwerk éénmalig. Daarna duurt elke PDF letterlijk één klik.
Een klant maakt een retour-ticket aan in het portaal, of een technieker zet een ticket op status "retour naar klant". Beide momenten zijn de trigger.
Ticket-data, klant-info, artikelnummer en serienummer worden automatisch in het juiste template ingevuld. Geen handmatig overtypen.
De gegenereerde bon hangt automatisch aan het ticket en is zichtbaar in het klantportaal — zowel voor de klant als voor uw team.
Naarmate de retour van status verandert (verzonden, ontvangen, hersteld) ziet de klant alles real-time in het portaal — met de PDF altijd binnen handbereik.
Vragen die we vaak krijgen
Shipmentbonnen (klant → u) en retourbonnen (u → klant). Bouwen aan extra document-types (offertes, RMA-overzichten, garantierapporten) doen we in latere releases.
Ja. XyloDocs koppelt rechtstreeks aan het Freshdesk-klantportaal dat u al gebruikt. Geen aparte login voor de klant, geen extra tool om te onderhouden.
XyloDocs is een private app die we per klant inrichten — geen Marketplace-installatie. Contacteer ons en we bespreken samen uw use-case, brand-assets en timing.
Standaard via manuele status-updates door uw team in het ticket. Voor klanten met een integratie met PostNL, DPD of Bpost kunnen we tracking-events automatisch synchroniseren.
Stuur de nieuwe brand-assets en wij updaten beide templates (shipment + retour). Eén refresh per jaar inbegrepen.
Volledig binnen onze infrastructuur op AWS eu-central-1 (Frankfurt). Geen data buiten de EU, geen externe document-services.
Private app · op aanvraag
XyloDocs wordt per klant ingericht op basis van uw retour-flow, brand-assets en Freshdesk-configuratie. Geen self-service installatie — wij begeleiden u doorheen het hele traject.
Contacteer onsAntwoord binnen één werkdagKlaar voor €500 extra marge? Claim uw 10 gratis verificaties + uitrol-kit.
Start nu gratis